Apa Itu Invoice? Bagaimana Cara Menciptakan Invoice Gampang Secara Online Beserta Contohnya

Ketika Anda terjun di dalam dunia bisnis mungkin Anda akan mendengar yang namanya invoice. namun masalahnya masih banyak orang yang belum paham betul atau bahkan masih abnormal dengan kata invoice sehingga mereka menanyakan Apa itu invoice ?.

Apa itu invoice ?

Invoice atau biasa disebut faktur / tagihan merupakan surat yang biasanya diberikan oleh pihak penjual kepada pembeli dan di dalamnya terdapat keterangan-keterangan perihal tagihannya yang sesuai dengan komitmen diantara keduanya (penjual dan pembeli).

Biasanya keterangan yang terdapat di dalam sebuah invoice meliputi keterangan nama, harga, jumlah, jenis barang dan beberapa hal komplemen lainnya yang harus dibayar oleh pelanggan. Selain itu, Anda juga sanggup menambahkan beberapa catatan di dalamnya misalnya menyerupai batas dan metode pembayaran sehingga pelanggan tidak perlu menanyakan kembali wacana itu alasannya yakni sudah tertera jelas.

Invoice sendiri baisanya dibentuk dalam tiga lembar utama, yaitu lembar yang ditujukan untuk pembeli / pengguna jasa untuk melunasi pembayaran, lembar untuk arsip penjualan, dan lembar untuk laporan ke bab keuangan (finance). Hanya saja tidak semua butuh tiga lembar tersebut terkadang satu lembar saja yang meliputi keseluruhan itupun sudah cukup, namun alangkah baiknya Anda menciptakan invoice yang lengkap sehingga saling memudahkan antara penjual dan pembeli.

Baca Juga : Cara Mendapatkan Uang dari Facebook Ad Breaks Tanpa Modal

Jenis-jenis invoice / faktur

Lebih detail nya invoice ini dibagi menjadi enam bab lagi. Berikut jenis-jenis invoice / faktur sendiri :

1. Pro Forma Invoice

Inovice / faktur pro forma bekerjsama bukan seruan pembayaran. Anda sanggup menganggap dokumen ini menyerupai pra-faktur. Makara Anda bisa mengirim faktur pro forma ini sebelum menuntaskan pekerjaan untuk pelanggan.

Faktur pro forma memperlihatkan kepada pelanggan berapa yang harus Anda bayarkan begitu Anda mengirimkan produk atau melaksanakan layanan sehingga mereka sanggup mengetahuinya lebih jelas. Anda juga sanggup memakai faktur pro forma ini untuk memperlihatkan nilai barang yang Anda berikan.

Baca Juga : Cara Membuat Tanda Tangan Digital Online di Android, PC, Word dan Photoshop

Biasanya, faktur pro forma memperkirakan pekerjaan yang akan Anda lakukan dan berapa biaya barang. Faktur pro forma mewakili komitmen untuk mengatakan sesuatu dan persyaratan dalam faktur pro forma sanggup berubah ketika proyek berlanjut.

Apabila barang / jasa yang dipesan sudah diterima secara utuh atau selesai maka nanti akan digantikan dengan faktur biasa.

2. Interim Invoice / Faktur Sementara

Nah untuk faktur sementara ini sanggup memecah nilai proyek besar menjadi beberapa pembayaran dan Anda sanggup mengirim faktur ini saat Anda menuntaskan proyek besar.

Semakin besar proyek, semakin banyak yang Anda habiskan untuk tenaga kerja, bahan, dan biaya operasi lainnya. Kemudian faktur ini sanggup membantu Anda mengelola arus kas bisnis kecil Anda untuk pekerjaan besar. Makara Anda tidak harus menunggu hingga final proyek untuk mendapatkan pembayaran. Sebagai gantinya, Anda sanggup memakai uang dari faktur sementara untuk menutup sebagian biaya.

3. Final Invoice

Sesuai namanya, Anda mengirim faktur final / final ini setelah Anda menuntaskan proyek. Final invoice memberi tahu pelanggan bahwa pekerjaan telah selesai. Berarti sudah terang bahwa faktur ini berisi keterangan untuk pembayaran secara keseluruhan.

Final invoice Anda harus meliputi daftar produk dan layanan yang Anda berikan. Anda juga harus mencatat total biaya, tanggal jatuh tempo, dan metode pembayaran.

Baca Juga : Free Download 10 Contoh CV Keren dan Menarik untuk Fresh Graduate

Pastikan Anda mengirim final invoice ini secepat mungkin dan jangan ditunda alasannya yakni di dalamnya terdapat tanggal jatuh tempo yang ditentukan.

4. Past due invoice / Faktur lewat jatuh tempo

Jika ternyata sudah jatuh tempo dan pelanggan masih saja belum membayar maka faktur inilah yang harus Anda kirim. Anda wajib kirim faktur ini sehabis melewati tanggal jatuh tempo. Faktur ini sendiri mengingatkan pelanggan biar segera membayar sejumlah tagihan yang ditentukan sebelumnya.

Pada faktur ini Anda harus menyertakan semua info yang tertera dari faktur terakhir / final invoice. Kemudian Anda juga harus menyertakan segala biaya keterlambatan atau denda yang diberikan kepada pelanggan alasannya yakni terlambat membayar.

5. Recurring Invoice / Faktur Berulang

Gunakan faktur berulang untuk menagih pelanggan untuk layanan berkelanjutan. Anda sanggup menagih jumlah yang sama secara berkala, menyerupai dengan beberapa tagihan utilitas.

Makara misalkan Anda mempunyai perusahaan jasa dan klien yang sama, dan ternyata klien ingin membayar jasa yang diberikan itu dengan sistem bulanan atau memang perusahaan Anda yang menentukan itu maka Anda sanggup gunakan faktur ini. Dengan adanya faktur ini, Anda dan klien sanggup lebih terang memahami perihal tagihannya. Klien nanti akan menyebabkan bab ini menjadi rutinitas sehingga ketika final bulan misalnya mereka akan siap membayar.

Jika telat ? Anda sanggup gunakan faktur no 4 di atas atau mungkin Anda berhentikan dulu dengan jasa yang diberikan kepada pelanggan. Contoh yang sering saya dapati yakni menyerupai ISP (Internet Service Provider) mereka mengisolir / mematikan terusan layanan internet bagi siapa saja yang telat membayar tagihan di final bulan.

6. Credit Memo

Memo kredit ini bekerjsama Anda lah yang harus membayar kepada pelanggan, kok sanggup ? tentu saja bisa, memo kredit dipakai ketika pelanggan mengembalikan barang menyerupai barang rusak, barang yang salah, atau mungkin barang yang dikirim tidak sesuai pesanan. 

Dengan memo kredit, Anda sanggup mengembalikan jumlah yang awalnya dibayarkan pelanggan atau memperlihatkan kredit kepada pelanggan Anda untuk pembelian di masa mendatang (future purchase).

Fungsi dari invoice / faktur

Mungkin Anda sudah paham akan fungsi dari invoice ini, namun kalau masih galau Anda sanggup membaca poin-poin yang dijelaskan di bawah. Berikut beberapa fungsi dari invoice atau faktur :

• Sebagai tanda bukti untuk penagihan dari jasa / produk yang telah diberikan kepada pelanggan.
• Sebagai bukti ketika adanya kesalahan dalam jasa / produk yang diberikan dan juga ketika ada kesalahan dalam perhitungan total.
• Sebagai pengingat ketika ada pelanggan yang belum membayar padahal sudah melewati tanggal jatuh tempo.
• Referensi yang terang dan sah ketika barang ternyata akan dijual lagi oleh pelanggan ke pihak lain.
• Referensi yang terang dan sah untuk diberikan ke bab finance atau keuangan dalam sebuah perusahaan.

Nah sudah paham kan baik dari segi pengertian, jenis dan fungsi dari invoice sendiri ? kalau sudah Anda seharusnya sanggup menentukan jenis invoice apa yang sedang Anda butuhkan kini ini yang lalu sanggup Anda buat dengan langkah-langkah yang dijelaskan di bawah.

Beberapa hal yang harus ada pada invoice

Meskipun banyak jenis faktur yang sudah dijelaskan dan mempunyai tujuan yang berbeda, akan tetapi tujuan utamanya masih sama saja. Oleh alasannya yakni itu poin penting ini harus ada pada setiap invoice yang dibuat.

• Invoice Date : Pelanggan harus tahu kapan faktur Anda dibentuk dan ketika faktur dibentuk harap eksklusif dikirim pada hari itu juga.
• Payment Due : Jelaskan lagi kapan tanggal jatuh tempo dari pembayaran yang harus dilunasi.
• Customer Contact Information : Anda juga harus meyakinkan pelanggan bahwa faktur dibentuk benar-benar untuk mereka. Oleh alasannya yakni itu, sisipkan nama pelanggan / perusahaan, bisnis, alamat, email / no telepon.
• Your Business's Information : Pelanggan juga perlu tahu dari bisnis / perusahaan mana invoice yang dibuat. Anda harus menyertakan profil perusahaan / nama, alamat, email dan no telepon.
• Items Purchased : Jelaskan wacana apa saja yang dibeli atau dipakai pelanggan dengan detail. Jelaskan dari jenis, jumlah dan harga individual.
• Total Amount Due : Jika semuanya sudah terang Anda perlu menjumlahkan keseluruhan dari barang / jasa yang tertera, sehingga sanggup memudahkan pelanggan melihat jumlah yang harus mereka bayar. Jangan lupa sertakan satuan uang misalnya menyerupai rupiah (IDR) pada faktur atau mungkin dolar $ (USD).
• Payment Terms : Pada bab ini Anda sanggup menjelaskan wacana metode pembayaran yang dilakukan apakah dengan uang tunai, kartu kredit atau apa ? Anda juga sanggup menyertakan menyerupai no rekening pada bab ini.
• Invoice Number : Berikan nomor dari invoice yang dibuat. Misalkan Anda gres berbisnis dengan klien A sebanyak satu kali silakan Anda berikan keterangan #1 pada faktur pertama. Kemudian ketika klien A berbisnis untuk kedua kalinya Anda berikan lagi keterangan #2 pada faktur selanjutnya dan begitu seterusnya.

Cara menciptakan invoice / faktur

Untuk menciptakan invoice sanggup memakai excel, word, atau dengan situs web online. Semuanya sama saja asalkan poin-poin penting yang dijelaskan di atas ada pada invoice yang dibuat. Namun di sini saya memakai situs web online, alasannya yakni gampang dan juga kita sanggup menentukan jenis desainnya sehingga terlihat lebih elegan.

Baca Juga : Cara Menerjemahkan Dokumen PDF di Google Translate Tanpa Aplikasi di PC dan Android

Berikut cara menciptakan invoice / faktur secara online :

1. Kunjungi situs Wave Financial. Kemudian Anda daftar sanggup memakai akun sosial media atau email.
2. Jika sudah daftar Anda akan diarahkan ke dasbor halaman di mana di dalamnya terdapat 3 bagian. Silakan Anda pilih yang pertama yaitu Get Paid for Your Work.

3. Setelah itu Anda sanggup tentukan desain dan warna dari faktur yang dibentuk serta Anda sanggup memasukkan logo perusahaan. (Klik gambar untuk memperbesar).

4. Pada bab ini Anda sanggup menentukan kembali dari logo, detail kontak, judul, ringkasan, customer, beberapa poin penting menyerupai yang sudah dijelaskan, catatan, dan kata terimakasih pada bab footer.

5. Klik Preview untuk melihat balasannya dan klik Save and continue untuk melanjutkan.
6. Selesai.

Pada situs ini juga Anda sanggup menciptakan atau mengirimkan pengingat kepada pelanggan kalau sudah melewati tanggal jatuh tempo.

Berikut cara menciptakan past due invoice / faktur lewat jatuh tempo secara online :

1. Pastikan sebelumnya Anda memakai situs yang sama atau kalau memang Anda menciptakan faktur sebelumnya memakai aplikasi / situs lain Anda hanya tinggal menciptakan menyerupai pola di atas dan dengan menambahkan jumlah denda.
2. Untuk Anda yang memakai Wave Financial Anda hanya harus pergi ke Sales → Invoices.
3. Jika memang sebelumnya Anda memakai Wave maka nanti akan ada goresan pena Overdue yang berarti pelanggan belum melaksanakan pembayaran.

4. Anda sanggup klik invoice tersebut dan edit terlebih dahulu lalu Anda tinggal tambahkan keterangan denda saja di bawah items yang lain. Nanti total pun akan bertambah secara otomatis.
5. Jika sudah Anda kembali ke dasbor awal, dan silakan klik Send a reminder untuk mengingatkannya kembali kepada pelanggan.

Bagaimana cara mengubah status pembayaran kalau sudah terlunasi ?

Jika memang pelanggan sudah lunas membayar, maka Anda sanggup mengganti status nya menjadi lunas pada Wave sehingga Anda tidak galau antara invoice yang sudah dibayar dan belum dibayar.

1. Masuk kembali ke dasbor invoice.
2. Klik invoice dan klik Record payment.

3. Silakan Anda sesuaikan keterangan pembayaran yang ada sehabis itu klik Submit.

4. Jika sudah maka daftar invoice yang belum dibayar akan hilang pada dasbor alasannya yakni sudah dianggap selesai (terbayar / lunas).

Baca Juga : Cara Merubah Format File JPG ke PNG

Tips biar invoice cepat dibayar oleh customer

Mungkin ada saja pelanggan yang susah bayarnya, sanggup alasannya yakni kondisi keuangan mereka, lupa, atau mungkin alasannya yakni invoice yang Anda buat sulit dipahami.

Berikut beberapa tips biar pembayaran invoice dilakukan dengan cepat :

• Buat invoice yang gampang dimengerti dan lengkap (seperti yang sudah dijelaskan di atas).
• Membuat komitmen perihal batas waktu pembayaran sebelum pekerjaan dilakukan.
• Sesuaikan items yang ada dengan yang dipesan pelanggan, jangan hingga ada kesalahan.
• Beri biaya eksekusi / penalti kalau memang terlambat.
• Kirimkan kepada orang yang sempurna misalnya menyerupai bab finance / keuangan.
• Kirim invoice secepat mungkin.
• Berikan akomodasi pembayaran, misalnya kalau pelanggan tidak mempunyai kartu kredit maka Anda sanggup berikan metode pembayaran yang lain. Uang tunai contohnya.
• Jangan sungkan untuk kirim pengingat pembayaran.

Nah itulah klarifikasi wacana invoice saya harap artikel ini sanggup membantu Anda dalam memahami dan menciptakan invoice sendiri.

Terimakasih sudah membaca artikel ini, jangan lupa untuk meninggalkan komentar kalau ada yang ingin ditanyakan dan jangan lupa klik iklan biar situs ini tetap hidup.

Bagikan Artikel ini